A palavra inventário significa ato ou efeito de inventariar e é empregada como relacionar, registrar, catalogar, descrever, enumerar coisas e arrolar. Derivada do latim inventarium, de invernire, isto é, achar, encontrar.

Quando é feito:
Quando morre uma pessoa deixando bens, abre-se sua sucessão e procede-se ao inventário, para regular apuração dos bens deixados, com a finalidade de que passe a pertencer legalmente aos seus sucessores. A partilha se constitui em complemento necessário e lógico do inventário, quando os bens são distribuídos entre os sucessores do falecido, adjudicando-se a cada um sua cota na herança.

Quando pode ser feito por procuração pública?
Quando todos forem capazes e concordes:
a) quando todos forem capazes e concordes;
b) não houver testamento; 

Importante: Todas as partes interessadas tem que estar assistidas e orientadas por advogado comum ou advogado de cada uma delas, cuja qualificação e assinatura constarão do ato notarial.

Documentos que deverão ser apresentados:
• Certidão de óbito do autor da herança ou xérox autenticado;
• Documento de identidade oficial (ex. RG) e CPF, xérox autenticado do autor da herança. Das partes xérox simples;
• Certidão comprobatória do vínculo de parentesco dos herdeiros;
• Certidão de casamento do cônjuge sobrevivente e dos herdeiros casados (atualizada, 90 dias, CGJ/SP) e pacto antenupcial, se houver: original ou xerox autenticado;
• Certidão de propriedade de bens imóveis e direitos a eles relativos (atualizada, 30 dias, e não anterior à data do óbito, CGC/SP); 
• Certidão ou documento oficial comprobatório do valor venal dos imóveis, relativo ao exercício do ano do óbito ou ao ano imediatamente seguinte deste (CGJ/SP);
• Documentos necessários à comprovação da titularidade dos bens móveis e direitos, se houver (comprovação do valor de bens móveis e direitos, se houver (CGJ/SP);
• Certidão negativa de tributos (de impostos e taxas municipais, se imóveis urbanos ou federais - ITR,s dos últimos cinco (5) anos, se rurais, e certidão negativa conjunta da receita federal e PGFN ou da Receita Federal do Brasil - CGJ/SP);
• Certificado de cadastro de imóvel rural -CCIR, se houver imóvel rural partilhado;
• Certidão negativa ou informação de inexistência de testamento - Registro Central de Testamentos mantidos pelo CNB/SP, site: www.notarialnet.org.br - (CGJ/SP);
• Certidão de regularidade do ITCMD, emitida pelo fisco - Posto Fiscal Estadual da área da localização do tabelião eleito (portaria CAT-5/07);
• Carteira de identidade profissional do advogado, OAB - xérox simples. Modelo de Requerimento de Certidão de Testamento - Particular para impressão. Modelo de Requerimento de Certidão de Testamento - Advogado para impressão.
 
Observação:
Os documentos apresentados no ato da escritura devem ser originais ou em cópias autenticadas, salvo os de identidade das partes. Vedada a apresentação destes documentos replastificados, que sempre deverão ser os originais. (*) Desde que as partes sejam maiores e capazes e não haja testamento.

Para que o inventário possa ser feito em cartório, é necessário observar os seguintes requisitos:

(a) todos os herdeiros devem ser maiores e capazes;

(b) deve haver consenso entre os herdeiros quanto à partilha dos bens;

(c) o falecido não pode ter deixado testamento, exceto se o testamento estiver caduco ou revogado;

Pelo Provimento 37/2016 da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo, ainda que haja testamento válido, se houver prévia autorização judicial, é possível que o inventário seja feito em um cartório de notas. (d) a escritura deve contar com a participação de um advogado.

Se houver filhos menores ou incapazes o inventário deverá ser feito judicialmente. Havendo filhos emancipados, o inventário pode ser feito em cartório.

A escritura de inventário não depende de homologação judicial.

Para transferência dos bens para o nome dos herdeiros é necessário apresentar a escritura de inventário para registro no Cartório de Registro de Imóveis (bens imóveis), no Detran (veículos), no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou na Junta Comercial (sociedades), nos bancos (contas bancárias) etc.

Atenção: caso exista inventário judicial em andamento, os herdeiros podem, a qualquer tempo, desistir do processo e optar pela escritura de inventário extrajudicial.

O inventário extrajudicial pode ser feito em qualquer cartório de notas, independentemente do domicílio das partes, do local de situação dos bens ou do local do óbito do falecido. Não se aplicam as regras de competência do Código de Processo Civil ao inventário extrajudicial.

Atenção: as partes podem escolher livremente o tabelião de notas de sua confiança.

Para lavratura da escritura de inventário são necessários os seguintes documentos:

Documentos do falecido

• RG, CPF, certidão de óbito, certidão de casamento (atualizada até 90 dias) e escritura de pacto antenupcial (se houver)
• Certidão comprobatória de inexistência de testamento expedida pelo Colégio Notarial do Brasil, através da Censec (http://www.censec.org.br/);
• Certidão Negativa da Receita Federal e Procuradoria Geral da Fazenda Nacional;
• Documentos do cônjuge, herdeiros e respectivos cônjuges;
• RG e CPF, informação sobre profissão, endereço, certidão de nascimento, certidão de casamento dos cônjuges (atualizada até 90 dias).

Documentos do advogado

• Carteira da OAB, informação sobre estado civil e endereço do advogado
• Informações sobre bens, dívidas e obrigações, descrição da partilha e pagamento do ITCMD
• imóveis urbanos: certidão de ônus expedida pelo Cartório de Registro de Imóveis (atualizada até 30 dias), carnê de IPTU, certidão negativa de tributos municipais incidentes sobre imóveis, declaração de quitação de débitos condominiais
• imóveis rurais: certidão de ônus expedida pelo Cartório de Registro de Imóveis (atualizada até 30 dias), cópia autenticada da declaração de ITR dos últimos 5 (cinco) anos ou Certidão Negativa de Débitos de Imóvel Rural emitida pela Secretaria da Receita Federal – Ministério da Fazenda, Certificado de Cadastro de Imóvel Rural (CCIR) expedido pelo INCRA
• bens móveis: documento de veículos, extratos bancários, certidão da junta comercial ou do cartório de registro civil de pessoas jurídicas, notas fiscais de bens e joias, etc.

Atenção: o pagamento do Imposto de Transmissão Causa Mortis (ITCMD) deve ser efetuado em até 180 dias da data do óbito, sem incidência de multa.

A lei exige a participação de um advogado como assistente jurídico das partes nas escrituras de inventário. O tabelião, assim como o juiz, é um profissional do direito que presta concurso público, e age com imparcialidade na orientação jurídica das partes.

O advogado comparece ao ato na defesa dos interesses de seus clientes.

Os herdeiros podem ter advogados distintos ou um só advogado para todos.

O advogado deverá assinar a escritura juntamente com as partes envolvidas. Não é necessário apresentar petição ou procuração, uma vez que esta é outorgada pelos interessados na própria escritura de inventário.

Atenção: Se um dos herdeiros for advogado, ele pode atuar também na qualidade de assistente jurídico na escritura.

Caso o interessado não possa comparecer pessoalmente ao cartório para assinar a escritura de inventário, ele poderá nomear um procurador por meio de procuração pública, feita em cartório de notas, com poderes específicos para essa finalidade.

O inventário negativo é utilizado para comprovar a inexistência de bens a partilhar.

Ele é necessário caso os herdeiros queiram comprovar que o falecido deixou apenas dívidas, ou caso o cônjuge sobrevivente queira escolher livremente o regime de bens de um novo casamento.

Se após o encerramento do inventário os herdeiros descobrirem que algum bem não foi inventariado, é possível realizar a sobrepartilha por meio de escritura pública, observados os seguintes requisitos: (a) herdeiros maiores e capazes; (b) consenso entre os herdeiros quanto à partilha dos bens; (c) inexistência de testamento (desde que não esteja caduco ou revogado), exceto se houver prévia decisão judicial autorizando o inventário em cartório; (d) participação de um advogado.

A sobrepartilha pode ser feita extrajudicialmente, a qualquer tempo, ainda que a partilha anterior tenha sido feita judicialmente e ainda que os herdeiros, hoje maiores, fossem menores ou incapazes ao tempo da partilha anterior.